経営者にとって重要な社内文書管理

売上を獲得するために自らが先頭に立って得意先に営業に出向くこと。先々の入金、出金を考慮し資金繰りを管理すること。現場に赴き従業員の働き方を指導すること。仕入先や外注先と条件交渉を行うこと。従業員の入退社に関する手続きや給与計算を行うこと。付き合いのある取引先との飲食会に参加すること等々。

これらはほんの一例ではありますが、多数の従業員で組織的に運営される大企業に対して、少人数で運営される千葉の中小企業の経営者には非常に多くの役割が課せられていると考えます。

千葉の税理士（会計事務所）としては、多忙な千葉の中小企業の経営者の方にとって、社内文書管理はついつい疎かにされ、あるいはごく一部の従業員の方に任せきりになってしまいがちな事項だと考えます。しかし、会社の基本である社内文書管理は、疎かになることが会社の大きなリスクにつながることもある非常に重要な事項だと考えます。

現金を収受した際に記載し相手方に渡す領収証が、使用頻度が多いという理由で経営者、責任者だけでなく、多くの従業員が扱い記載し発行できるようになっている場合は注意が必要です。特にあらかじめ自社名が印刷されていたり、社判が押印されている領収書が悪用されると、経費の水増しのためなどに利用され実際には収受してない領収書が作成されてしまい、税務調査等で思わぬ疑いをかけられる原因にもつながります。

千葉の税理士（会計事務所）としては、このようなことを未然に防ぐために領収書には必ず事前に連番を付し、責任者の許可なしでは使用できないように管理し、書き損じた領収書の回収を徹底することでトラブルを避けることが重要だと考えます。

また、権利証、株券、保険証券、契約書等の重要書類も必ず金庫等で施錠管理をすることが大切だと考えます。管理の甘さが露呈してしまうことが、内部従業員等が不正を働くきっかけにつながってしまう例が多くあります。また、外部取引先からの信用を失ってしまうリスクもあります。

千葉の税理士（会計事務所）では税務、会計をはじめとして千葉の中小企業をトータルでサポートしています。千葉の中小企業においてもこの10年ほどで電子化、ペーパレス化は急速に進んでいます。税務申告書の作成、提出や証憑の保存も電子データで行うことが主流になっています。このような状況の中だからこそ、大切な内容の文書等は敢えて紙媒体で残され続けているとも言えます。この機会に会社の基本である文書管理体制を再度見直してみてはいかがでしょうか。